Bei der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) handelt es sich um ein Gesetz zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherheitssysteme, wie beispielsweise Kassensysteme im Geschäftsverkehr, in Deutschland. Die Verordnung wurde 2020 zum Schutz vor Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen in Unternehmen eingeführt. So sollen Barumsätze (Bargeld, Kartenzahlung, Gutscheine), wenn diese durch elektronische Aufzeichnungssysteme erfasst werden, gegen Manipulationen geschützt werden. Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems.

 

Seit 01.01.2017

Beleg
Einzelaufzeichnungs-pflicht

Seit 01.01.2018

unangekündigte
Kassen-Nachschau durch die Finanz

Seit 01.01.2020

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) benötigt

Bis 31.03.2021

Ende der Nichtbeanstandungs-regelung für TSE

Bis 31.12.2022

Ende der Übergangsfrist für nicht aufrüstbare Kassen

 

Die neuen Anforderungen an Ihre Kasse durch die KassenSichV im Detail

Seit 01.01.2017

müssen elektronische Aufzeichnungssysteme (elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen) jede einzelne Kassenbewegung unmittelbar protokollieren und speichern (Einzelaufzeichnungspflicht).
Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, geordnet und unveränderbar sein. Eine Verdichtung ist für die Dauer der Aufbewahrung nur zulässig, wenn deren Lesbarkeit gewährleistet werden kann.

Seit 01.01.2018

können unangekündigte Kassen-Nachschauen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten durch das Finanzamt durchgeführt werden. Die Kassen-Nachschau dient der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben.

Seit 01.01.2020

müssen elektronische Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (Cloud-Lösung oder Hardware bestehend aus Sicherungsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle) verfügen oder dafür vorbereitet sein.

  • Sicherheitsmodul: zur Protokollierung von Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorganges und zur Verhinderung von Manipulationen.
  • Speichermedium: zur Speicherung von Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.
  • Einheitliche digitale Schnittstelle: zur Sicherstellung einer reibungslosen Datenübertragung für Prüfzwecke.

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, fällt künftig unter die Belegausgabepflicht und muss jedem Kunden einen Beleg über den Geschäftsvorfall ausstellen. Der Beleg kann digital oder in Papierform ausgehändigt werden.
Sowohl das elektronische Aufzeichnungssystem als auch die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung müssen dem Finanzamt gemeldet werden.

Bis 30.09.2020

gilt eine Nichtbeanstandungsregelung des Bundesfinanzministeriums vom November 2019. Technisch notwendige Anpassungen und Aufrüstungen sollen zwar umgehend durchgeführt werden, es wird allerdings „nicht beanstandet, wenn diese elektronischen Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen“. (Quelle: Bundesfinanzministerium)

Bis 31.03.2021

gewähren fast alle deutschen Bundesländer eine Verlängerung der Nichtbeanstandungsregelung bis 31. März 2021 unter folgenden Voraussetzungen:

  • Die TSE wurde bei einem Kassenfachhändler, Kassenhersteller oder einem anderen Dienstleister im Kassenbereich nachweislich bis zum 30. September 2020 verbindlich bestellt oder in Auftrag gegeben

oder

  • Der Einbau einer cloudbasierten TSE ist vorgesehen, eine solche ist jedoch nachweislich noch nicht verfügbar.

Ab 01. April 2021 ist die Nutzung einer TSE-fähigen Kasse verpflichtend. Die Übergangsregelung für nicht aufrüstbare Registrierkassen hat weiterhin Bestand.

Bis 31.12.2022

dürfen Kassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, die aber nicht mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden können, noch verwendet werden.

Elektronische Aufzeichnungssysteme sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Nicht darunter fallen Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte.

Einzelaufzeichnungspflicht betrifft Unternehmer, egal ob sie elektronische Aufzeichnungssysteme oder offene Ladenkassen verwenden.
Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird.

Ein Beleg hat mindestens folgende Angaben zu enthalten:

  1. Aussteller des Kassenbons, mit vollständiger Anschrift
  2. Datum der Belegausstellung und Zeitpunkt des Vorgangbeginns und der -beendigung oder des -abbruchs
  3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Umfang und Art der sonstigen Leistungen
  4. Eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer
  5. Gesamtpreis und dazugehöriger Umsatzsteuersatz und -betrag
  6. Preisminderungen
  7. Zahlungsart
  8. Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Seriennummer des Sicherheitsmoduls
  9. Signaturzähler
  10. Prüfwert

Es handelt sich hierbei um eine Schnittstelle für den einheitlichen Export von Daten aus Kassensystemen, welcher für Prüfungszwecke durch die Finanz zur Verfügung zu stellen sind. Dabei wird ein Standard für Außenprüfungen und Kassen-Nachschauen etabliert.

Wenn die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ausfällt oder bei einer Cloud-basierten TSE dise nicht erreichbar ist, sind die Ausfallzeiten und der Ausfallgrund zu dokumentieren. Ist nur die TSE von dem Ausfall betroffen, kann das elektronische Aufzeichnungssystem weiterverwendet werden. Der Ausfall muss aber auf dem Beleg vermerkt werden. Der Unternehmer muss sich schnellstmöglich darum kümmern, die TSE wieder in Betrieb zu nehmen.

Wird zur Erfassung von aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet und fällt dieses aus (z.B. Stromausfall, technischer Defekt), ist während dieser Zeit eine Aufzeichnung auf Papier zulässig. Die Aufzeichnungspflichten bei Verwendung einer offenen Ladenkasse gelten entsprechend. Die Ausfallzeit des elektronischen Aufzeichnungssystems ist zu dokumentieren und soweit vorhanden durch Nachweise zu belegen (z.B. Rechnung über Reparaturleistungen).