1. Angaben zur Software
Hersteller: SynCore Systems EDV Dienstleistungen GmbH
Nordbahnstraße 36/1/2.1
1020 Wien
Softwarebezeichnung: ViPOS 4.0
Kassentyp: Alle Kassensysteme mit der Software ViPOS 3.0/4.0 entsprechen dem Kassentyp 3. Das sind Kassensysteme und PC-Kassen mit eigenem Betriebssystem und einer Datenspeicherung in komplexen Strukturen oder Datenbanken.
Das System ViPOS mit der Version 3.0 und höher ist in seinem Auslieferungszustand an den Endbenutzer als sicher anzusehen.
Das bedeutet, dass sie den gesetzlichen Anforderungen für 2016 und 2017 entspricht.
2. Elektronisches Radierverbot
2.1. Technische Maßnahmen
2.1.1. Datenspeicherung
Die gesamten Bewegungsdaten und Rechnungsdaten werden in einer verschlüsselten Datenbank abgelegt, dessen Schlüssel ausschließlich den Softwareentwicklern zugänglich ist. Die Druckausgabe erfolgt immer synchron, d.h. jede Bewegung oder Änderung auf einem Beleg wird sofort an den Drucker bzw. Druckerspeicher übertragen und dort auch verarbeitet. Eine Manipulation des Datums oder der Uhrzeit während des Kassiervorgangs ist nicht möglich.
2.1.2. Datensicherung
Einmal pro Tag erfolgt eine automatisierte Sicherung der gesamten Datenbank inkl. Programme auf einen externen Datenträger. Pro Wochentag wird eine eigene Sicherungskopie angelegt. Somit ist gewährleistet, dass kein Datenverlust entstehen kann.
2.2. Applikatorische Maßnahmen
2.2.1. Belege
Jede Transaktion, jede Änderung eines Beleges wird dokumentiert, es gibt keine Druckausgabe, die nicht als Beleg (mit einem eigenen Belegtyp) dokumentiert wird. Es werden die Stammdaten (Artikel/Produkte, Kundeninformationen, etc.) gespeichert, die zum Zeitpunkt der Belegerstellung gültig waren. Eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich. Alle Belege können jederzeit reproduziert werden (also gekennzeichnetes, nummeriertes Duplikat). Belegzeilen werden niemals gelöscht, ein Storno kann immer nur als Gegenbuchung durchgeführt werden.
2.2.2. Zahlungsarten
Bargeld
Neben der genauen Aufzeichnung über Dotation, Geldzählung und Abschöpfung, wird in der Zahlungstabelle auch eine Überzahlung von Bargeld (z.B. Rechnungsbetrag ist € 26,-, Kunde gibt € 30,-) gespeichert. Differenzen werden auf den Tagesabrechnungsberichten dargestellt.
Gutscheine, Gutschriften, Anzahlungen
Sofern mit dem ViPOS Kassensystem die Verwaltung von Gutscheinen, Gutschriften und Anzahlungen durchgeführt wird, werden die Seriennummern im Kassenprogramm verwaltet und in der Kassa mit dem aktuellen Zustand des Belegs gespeichert.
Bargeldloser Zahlungsverkehr
Die Abwicklung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs ist für die Anbieter SIX, card complete, First Data und B+S Card Service von den jeweiligen Banken und Instituten zertifiziert und wird komplett Online durchgeführt, sofern ein entsprechendes Terminal vorhanden ist.
2.3. Protokolle und Journale
2.3.1. Journale in der Datenbank
Neben diesen Transaktionsdaten stehen im Journal Informationen zum Kassenstart, Ladenöffnungen, Anmeldungen an das Kassensystem, Berechtigungserhöhungen zur Verfügung.
2.3.2. Journale auf der Festplatte
Es werden alle Druckausgaben als Text-Dateien auf der Festplatte zusätzliche gespeichert, d.h. selbst bei Versagen des Druckers auf Grund von Hardwareproblemen kann die an den Drucker übermittelte Information eingesehen werden.
2.4. Technische Sicherheitslösung mittels Signaturerstellungseinheit
Seit 01.01.2017 müssen alle Kassensysteme mit einer Signaturerstellungseinheit ausgestattet werden, die gewährleistet, dass es nur einen Originalbeleg geben kann. Das ViPOS Kassensystem entspricht ab der Version 3.0 ordnungsgemäß der Registrierkassenrichtlinie für 2016 in Österreich.